Hace ya varios años que estoy asesorando organizaciones en sistemas de gestión. Una de las herramientas utilizadas por los sistemas de gestión es la “documentación”. En un comienzo, por allá en los años 90, observé que la documentación se manejaba básicamente en papel, es decir, en cada oficina existían archivadores con procedimientos, instructivos, manuales, etc. Este método era poco amistoso, lento y costoso de mantener!!!
Luego, con el advenimiento masivo de los computadores, las organizaciones decidieron manejar sus documentos en sus propios servidores, así, los usuarios pueden accesar sus procedimientos a través de la red computacional de la empresa. Fue sin duda un buen avance, que aminoró los costos, facilitó la distribución y por sobretodo permitió la modificación de los documentos en línea. Debido a su éxito, en la actualidad esta metodología continúa utilizando profusamente.
Pero esta última metodología no soluciona todos los problemas documentales, especialmente en pequeñas organizaciones, en las cuales el personal que trabaja en una sucursal ubicada en otra región, se ve imposibilitada de acceder a los procedimientos e instructivos por “falta de red”. Para este personal, no hay más alternativa que entregar la documentación en el antiguo papel de los años 90.
En la actualidad y más intensamente en un futuro cercano, sin duda el uso de la “nube en internet” (en inglés “cloud computing”) para gestionar la documentación de su empresa
se impondrá con fuerza. Hemos implementado esta alternativa en varias de nuestras empresas asesoradas con excelentes resultados, debido a sus variadas ventajas: bajísimos costos (en muchos casos estos servicios son gratis), no necesita servidores, no utiliza software, no necesita de una red de computadores en la empresa, ambiente de uso muy intuitivo para el usuario, actualización on line de la documentación, y lo mas importante, acceso desde cualquier lugar con Internet (sucursales en regiones, proyectos en terreno y otros).
se impondrá con fuerza. Hemos implementado esta alternativa en varias de nuestras empresas asesoradas con excelentes resultados, debido a sus variadas ventajas: bajísimos costos (en muchos casos estos servicios son gratis), no necesita servidores, no utiliza software, no necesita de una red de computadores en la empresa, ambiente de uso muy intuitivo para el usuario, actualización on line de la documentación, y lo mas importante, acceso desde cualquier lugar con Internet (sucursales en regiones, proyectos en terreno y otros).
Existen variados servicios para alojar la documentación en la nube, solo por nombrar algunos tenemos a Dropbox, Adrive, SugarSync, SkyDrive, IDrive, SpiderOak y muchos otros.
ATRÉVETE, SÚBETE A LA NUBE!!!
Aporte de Tomás Freudenberg
